Komunikasi Bisnis

Jenis-jenis Komunikasi

        

            A.    Komunikasi Menurut Cara Penyampaiannya:

• Komunikasi Secara Lisan: yaitu komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak. Contoh dua orang yang sedang bercengkerama

• Komunikasi Secara Tertulis: yaitu komunikasi secara tidak langsung melalui media seperti surat, memo, dan pengumuman.

            B.     Komunikasi Menurut  Ruang Lingkup:

• Komunikasi Internal: komunikasi ini terjadi hanya di dalam lingkup sebuah organisasi atau sebuah perusahaan saja. Komunikasi ini memiliki 3 jenis yaitu, komunikasi horizontal, vertikal dan diagonal.

• Komunikasi Eksternal: komunikasi ini terjadi ketika sebuah organisasi atau sebuah perusahaan berinteraksi dengan masyarakat atau orang luar selain yang berada di luar organisasi atau perusahaan. Contohnya adalah ketika pameran, promosi, launching, jumpa pers, radio, televisi, kegiatan bakti soasial, dan kegiatan CSR atau Corporate Social Responsibility.

            C.    Komunikasi Menurut Maksud:

Ada berbagai macam komunikasi yg memang memiliki maksud tertenu. Contohnya sebagai berikut :

• memberi cerahmah
• berpidato
• wawancara
• memberi prasaran
• memberi perintah atau tugas

            D.    Komunikasi Menurut Aliran Informasi:

• Komunikasi Dengan Cara Satu Arah: komunikasi ini terjadi hanya satu arah seperti penyiar radio yang sedang melakukan siaran dan presenter televise yang sedang melakukan siaran acara televisi.

• Komunikasi Dengan Cara Dua Arah: komunikasi ini bersifat timbal balik yang dimana seseorang berbicara dan pasangan komunikasinya memberikan respon seperti ketika kita sedangan mengobrol secara langsung maupun via telepon.

• Komunikasi Ke Atas: komunikasi ke atas ini terjadi ketika seorqangn bawahan sedang berinteraksi dengan atasannya yang memiliki jabatan yang lebih tunggi darinya.

• Komunikais ke Bawah: komunikasi ini terjalin ketika seorang atasan berinrteraksi dengan bawahan baik secara langsung maupun tidak langsung.

• Komunikasi ke Samping: komunikasi ini terjadi ketika seorang karyawan dengan karyawan lainnya yang memiliki jabatan yang setara.

            E.     Komunikasi Menurut Jaringan Kerja:

• Komunikasi Jaringan Kerja Rantai : komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

• Komunikasi Jaringan kerja Lingkaran : komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.

• Komunikasi Jaringan Bintang : komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.

F.     Komunikasi Menurut Peranan Individu:

Komunikasi yang dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :

• Komunikasi antara individu dengan individu yang lain
• Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
• Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih

            G.    Komunikasi Menurut Jumlah Pelaku Dalam Komunikasi

• Komunikasi Perseorangan : komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga

• Komunikasi Kelompok : komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok. 

Teknologi Informasi Dalam Komunikasi Bisnis 
       
            a)      Keuntungan Menguasai Teknologi Informasi

Kemajuan yang telah dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) merupakan sesuatu yang patut kita syukuri karena dengan kemajuan tersebut akan memudahkan manusia dalam mengerjakan pekerjaan dan tugas yang harus dikerjakannya. Dibawah ini akan dipaparkan dampak positif (keuntungan) dan negatif(kerugian) dari penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam bidang sosial, pendidikan, ekonomi, dan pemerintahan.

Ø  Dalam Bidang Sosial

Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.

Ø  Dalam Bidang Pendidikan

o   Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.

o   Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.

o   Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.

o   Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.

Ø  Dalam Bidang Ekonomi

o   Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.

o   Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan

o   Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk

Ø  Dalam Bidang Pemerintahan

o   Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.

o   E-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.

o   Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

            b)     Pemanfaatan Teknologi Informasi  Dalam Komunikasi Bisnis

Pada ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang dapat membantu proses bisnis yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai dibangun dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan, mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis teknologi informasi.

1.      Komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi

2.      Telepon sebagai media komunikasi bisnis

3.      Internet sebagai salah satu media komunikasi bisnis

4.      E-Commerce dalam komunikasi bisnis

5.      Peran IT dalam bisnis

            c)      Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Pengambilan keputusan Bisnis

Membuat keputusan (decision making) adalah suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis. Wirausaha yang ingin maju dalam bisnisnya, harus dapat memutar akal dengan mengandalkan intuisi, ide-ide yang penuh kreatif dan inovatif. Mereka juga harus memandang persoalan dalam konteks yang lebih luas, sambil mengingat bahwa keputusan-keputusan utama akan mempunyai akibat-akibat jangka panjang atas operasi bisnisnya. Seorang wirausaha diharapkan lebih aktif dalam dan lebih kreatif, karena ia harus membuat keputusan (decision making) tanpa bantuan data-data kuantitatif (data berbentuk angka-angka) atau dukungan staf yang berpengalaman.

Keberhasilan seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun. Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya.

 

Perencanaan Peran-peran Bisnis

            1.      Penentuan Proses Komposisi

Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.

Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :

1.      Perencanaan

Dalam fase perencanaan ( planning phase ), dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar:

• maksud/tujuan komunikasi
• audiens yang akan menerima pesan
• ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampiakan
• saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan

2.      Pengorganisasian

Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

3.      Revisi

Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar.

            2.      Penentuan Tujuan Pesan Bisnis

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis, yaitu :

1.      Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2.      Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3.      Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

            3.      Analisis Penerima Pesan

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

a)      Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

b)      Mengenali Penerima Primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

c)      Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

d)      Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

e)      Memperkirakan Reaksi Penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

f)        Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

1.      Temukan apa yang ingin diketahui audiens

2.      Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

3.      Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

4.      Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

5.      Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

g)      Memuaskan Kebutuhan Emosional dan Praktis Audiens

Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

            

            4.      Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

a.       Brainstorming

Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:

1.      Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.

2.      Random List

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.

3.      Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet

Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

4.      Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

5.      Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

b.      Petunjuk Atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

c.        Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

   

            5.      Referensi Saluran dan Media

• Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

• Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Komunikasi Lisan :

a.       Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..

b.      Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .

c.       Anda tidak memerlukan catatan permanan

d.      Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.

e.       Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.

Komunikasi Tertulis :

a.       Anda tidak memerlukan unpan balik segera.

b.      Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.

c.       Anda memerlukan catatan permanen.

d.      Anda ingin mencapai audiens yang luas.

e.       Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan :

a.       Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

b.      Telepon, voice mail

c.       Radio, televisi, Computer

d.      Pita audio dan video

e.       Teleconference

f.       Video conference

Media pada saluran tertulis :

a.       Surat, memo, laporan, proposal

b.      Elektronik mail / email

c.       Telepon (sms)

d.      Computer

e.       Faks

f.       Telegram

g.      Pos biasa dan khusus

Sumber :

https://ilmuseni.com/dasar-seni/jenis-jenis-komunikasi
https://fahrizal560.wordpress.com/2012/12/20/keuntungan-menguasai-teknologi-informasi/
http://riskaekacahyanti.blogspot.co.id/2016/03/penentuan-proses-komposisi.html

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/