Komunikasi Bisnis

PENGORGANISAISAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS

Pengertian Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.
Pengorganisasian (Organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang di pandang. Seperti bentuk fisik yang tepat bagi suatu ruangan kerja administrasi, ruangan laboratorium, serta penetapan tugas dan wewenang seseorang pendelegasian wewenang dan seterusnya dalam rangka untuk mencapai tujuan.

          1.  Pengorganisasian Melalui Outline

Outline membantu untuk memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Outline juga akan menuntun kita untuk mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu untuk mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pemikiran komunikator.

Susunan outline yaitu:

1.     Mulai dengan ide pokok

Ide pokok akan membantu untuk menetapkan tujuan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

2.    Menyatakan poin-oin pendukung yang penting

Selanjutnya menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

3.    Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasi dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline yang dibuat akan menjadi semakin baik.

          2.  Pemilihan Kata Yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui sangat asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjadi terganggu.

Oleh karena itu perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.     Pilih kata yang familiar/dikenal

2.    Pilihlah kata-kata yang singkat

3.    Hindari kata-kata yang bermakna ganda

          

          3.  Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat haruslah disusun secara efektif agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti. Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yang disusun untuk mencapai informasi yang tepat. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:

1.     Kesatuan pikiran

2.    Kesatuan susunan

3.    Kelogisan

PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.

Laporan  bisnis  ialah  setiap  dokumen  faktual  yang  menyatakan  tujuan perusahaan merupakan sarana manajerial  untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi  pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.

Laporan bisnis juga dapat diartika sebagai  suatu laporan yang memiliki  sifat netral  , tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau untuk kepentingan bisnis tertentu.

Laporan bisnis juga merupakan pesan-pesan yang objektif, tersusun secara teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi  dari  suatu bagian organisasional  atau dari  satuinstitusi  atau  lembaga  ke  lembaga  lain  untuk  membantu  pengambilan keputusan  atau pemecahan masalah.

Laporan fakta meliputi kejadian-kejadian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil, produk, masalah, atau saran pemecahan. Laporan dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks,  menyelesaikan tugas-tugas  teknik,  atau merencanakan prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebijakan tentang perencanaan strategis.

  

       A.  Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis

1.    Pendahuluan

Dalam hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:

a.    Pemberi kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan

b.    Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.

c.    Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis disampaikan.

d.    Maksud : point terpenting dalam pelaporan bisnis

e.    Ruang lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan

f.    Metodologi : metode pengumpulan informasi

g.    Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.

h.    Latar belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib disampaikan.

i.     Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan

j.     Keterbatasan : dalam dana , waktu dan sumber  yang tersedia

k.    Rekomendasi

Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.

       B.  Teks/isi

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.

       C.  Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.

1.     Rangkuman

Berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian.

2.    Kesimpulan

Berisi evaluasi secara ringkas fakta – fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis

3.    Rekomendasi

Menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.

4.    Rencana Tindakan

Merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu  pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program yang dilaksanakan.

       D.  Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis

Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).

a)    Cara Deduksi

Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:

• Esekutif yang sibuk,ingin berita segera, 
• Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral, 
• Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.

b)   Cara induksi

Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:

• Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu, 
• Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan, 
• Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja

PERESENTASI BISNIS

Persiapan Presentasi Bisnis 

Dalam bidang apapun, keberhasilan dapat diraih apabila persiapan dilakukan dengan baik.  Begitu halnya dengan presentasi bisnis, presentasi bisnis yang baik hanya akan dapat dicapai jika persiapan untuk melakukan presentasi tersebut dilakukan dengan sebaik-baiknya. Persiapan yang diperlukan untuk presentasi bisnis mencakup beberapa hal (Djoko Purwanto, 2006) antara lain:

a.  Penguasaan topik atau materi yang akan dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja meng­hambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.

b.  Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik

Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.

Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: whiteboard, spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide, komputer, bagan, flip chart, kamera video, tape, televisi, clan LCD Projector.

c.   Menganalisis Audiens

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.

d.  Menganalisis Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat is akan melakukan presentasi bisnis.

Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut. Misalnya, apakah lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup lugs, bagaimana tata letak ruangan, bentuk meja dan tempat duduk untuk audiens, dan lain-lain.

Itulah beberapa persiapan presentasi bisnis yang perlu diketahui agar presentasi berjalan lancar dan sukses. Aspek lain yang perlu untuk diketahui adalah mengenal dan memahami alat bantu presentasi bisnis. 

e.  Mempersiapkan Diri dan Mental

Dalam melakukan presentasi tentu kita harus mempersiapkan diri dan mental, ini penting supaya kepercayaan diri anda meningkat dan agar presentasi anda berjalan dengan lancar. Tegaskan kepada diri sendiri bahwa anda bisa melakukan presentasi tersebut, ini juga sebagai penyemangat dalam melakukan presentasi.

Prinsip dasar dalam presentasi, diantaranya:

1.     Mengendalikan rasa takut

2.    Membangun fondasi presentasi

3.    Mempersiapkan materi

4.    Mempersiapkan diri

Sumber:

http://rachmabuana.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-pengorganisasian-organizing.html https://devita201.wordpress.com/2016/06/03/pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan-bisnis/ http://sarahabibazahra.blogspot.co.id/2015/05/8-perencanaan-laporan-bisnis.html http://tipsserbaserbi.blogspot.co.id/2015/03/persiapan-presentasi-bisnis.html

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/05/31/presentasi-bisnis/